TOP Ö 4: Grundsatzbeschluss zur Einführung eines Dokumentenmanagement-System in der VG Diespeck

Die elektronische Aktenführung wird für Kommunen immer bedeutender. Die E-Akte ist für Bundesbehörden ab 2020 Pflicht. Für Kommunen ist dies nur noch eine Frage der Zeit. Es macht jedoch aus verschiedenen Gründen Sinn, sich diesem Thema jetzt proaktiv zu stellen, die Einführung eines sog. Dokumentenmanagement-Systems (DMS) anzugehen.

 

Was ist ein DMS?

 

Mit Dokumentenmanagementsystemen werden (elektronische) Dokumente verwaltet, vom Brief über die Mail, vom Vertragswerk bis hin zum Mahnbescheid. Mit einer Software-Lösung gelingt dies einfach und effizient.

 

Warum ein DMS?

 

Fast alle Informationen und Dokumente kommen mittlerweile elektronisch in der VG Diespeck an, die E-Mail-Postfächer quillen über und die meisten Dateien sind mehrfach in verschiedenen Laufwerken vorhanden. Dokumente werden per E-Mail oder Filesharing-Dienste an Kollegen oder externe Partner weitergegeben. Mitarbeiter müssen von außerhalb auf ihre Daten zugreifen können. Und natürlich produziert auch die VG selbst jede Menge elektronische Dokumente, von Anschreiben über Rechnungen, von Bescheiden bis hin zu Protokollen. Selbstkritisch muss dabei bemerkt werden, dass der eigentlich notwendigerweise einzuhaltende Aktenplan zur Organisation der unzähligen Dokumente nicht eingehalten wird. Wo, nach welchen Vorgaben, wie abgelegt, archiviert oder weggeschmissen wird, entscheidet letztlich jeder Mitarbeiter nach seinen Vorstellungen. Eine durchgehende Linie ist nicht vorhanden und wird aufgrund der Flut an Dokumenten immer schwerer. Dadurch wird es künftig immer schwerer werden, Informationen und Dokumente wiederzufinden, die man sucht. Erst recht, wenn selbige bereits mehrere Jahre alt sind. Dies geht im Übrigen nahezu allen Organisationen so, ob im öffentlichen Sektor oder in der freien Wirtschaft.   

 

Ein Dokumentenmanagement-System ist nun ein modernes Stück IT, welches hilft Daten in elektronischen Akten zu bündeln und diese nach einheitlichen Kriterien abzulegen. Dies stellt sicher, dass die Mitarbeiter die gesuchten Informationen schnell finden. Auch künftig. Suchkosten werden reduziert, die gesetzlichen Ansprüche an eine Aktenplanführung und Archivierung werden eingehalten.

 

DMS ist nicht gleich DMS

 

Am Markt gibt es viele Anbieter. Nicht alle sind gleich leistungsfähig und gleichermaßen für den öffentlichen Sektor geeignet. Die Branchenausrichtung des DMS-Herstellers stellt bei der Beschaffung durchaus ein bedeutsames Auswahlkriterium dar. Genauso wie der Funktionsumfang. Vielen denken bei einem DMS „nur“ an Archivierung von Altdaten. Archivierung ist jedoch (lediglich) eine Teilfunktion des DMS. Die elektronische Archivierung im Verständnis der unveränderbaren, dauerhaften Aufbewahrung stellt sicher auch heute noch eine wesentliche Teilfunktion eines DMS dar, allerdings gibt es zahlreiche weitere Anwendungsfunktionen, die in modernen DMS-Lösungen anzutreffen und nützlich sind.

 

Deshalb müssen einige grundlegende Fragestellungen geklärt werden:

 

• Ist eine Vorgangsbearbeitung mit standardisierten Freizeichnungsprozessen angedacht?
• Soll das DMS als elektronischer Posteingangskorb dienen und alle eingehenden, dokumentgetriebenen Verwaltungsprozesse elektronisch unterstützen oder gar steuern, am besten tief integriert in die verschiedenen Verwaltungsfachanwendungen und mit einer funktionalen elektronischen Aktenanwendung ausgestattet?
• Soll der Zugriff über einzelne Fachverfahren unmittelbar auf die elektronische Akte ermöglicht werden?
• Welche Dokumentenquellen sind zu berücksichtigen: Papier-Posteingang, Mail-Eingang, eigen erstellte Office-Dateien, Massendrucksachen?

 

 

 

 

 

Deshalb zu …

 

…den nächsten Schritten

 

Die Bürgermeister haben sich grundsätzlich für die Anschaffung und Einführung eines DMS ausgesprochen. Heute gilt es in der Gemeinschaftsversammlung über selbiges zu diskutieren. Kommt die Gemeinschaftsversammlung zu dem Ergebnis, die Verwaltung mit der Thematik eingehend zu beschäftigen, wird die Verwaltung nach geeigneten Produkten Ausschau halten und der Gemeinschaftsversammlung sodann einen finalen Vergabevorschlag unterbreiten.

 

Die Gemeinschaftsversammlung der VG Diespeck spricht sich für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der gemeinschaftlichen Verwaltung sowie allen Rathäusern der VG aus. Die Gemeinschaftsversammlung beauftragt die Verwaltung mit der Marktsondierung und mit der Auswahl eines geeigneten DMS-Produkts. Die letztendliche Vergabeentscheidung erfolgt auf Grundlage des Vergabevorschlages der Verwaltung und der damit verbundenen monetären Verpflichtung der Mitgliedsgemeinden.